Как вести деловую переписку на английском языке по электронной почте. Письмо-запрос на английском языке Письмо в редакцию на английском языке
Английское официальное письмо не трудно написать, однако следует знать порядок его написания, положение каждого из его отдельных частей, и как оно должно выглядеть в целом. Ниже вы можете найти образцы официального письма на английском языке. Мы надеемся, что они помогут вам написать свое собственное письмо.
Пример официального письма на английском языке №1 (по поводу объявления о приеме на курсы)
Dear Sir or Madam,
I am writing to enquire about language courses organised by your school. I found out information about it in local newspaper and I would like to know more.
Even if Icannot certify my knowledge of English, after years of learning the language at school I can safely assume that I am an upper-intermediate student. Are you able to offer me any course that would be good for me?
I understand from your advertisment that your courses are free. Are they free for everyone, or just only for students from your school?
The last question I have concerns your methods of teaching. As I particularly hope to improve my fluency, I would like to know how much attention is paid and what methods are used by the school teachers to develop the skill of speaking. It is very important for me, because my fluency is the worst side of my english.
I am looking forward to hearing from you.
Yours faithfully,
XYZ
Пример официального письма на английском языке №2 (с вопросами по поводу объявления в газете)
Dear Sir or Madam,
I am writing to ask about the holiday apartments in the Golden Sands advertised in „Каникулы за границей” magazine this month.
In your advertisement you mentioned that all the apartments are self-catering. Could you tell me what cooking facilities are available in the kitchen? Could you also tell me if cooking utensils are also provided?
I noticed from your advertisement that the beach is quite nearby. However, I would also like to know if the apartments have an access to a swimming pool.
I would be very grateful if you could send me a list of apartments and prices with a view to making a reservation in July.
Yours faithfully,
Tom Smith
Пример официального письма на английском языке №3 (по поводу объявления)
Dear Sir or Madam
I am writing to you because I saw your advertisement in the net and at first sight it looked interesting. I am interested in this advertisement deeper because I like rock music, so I think I will feel comfortable in this place.
I could be a ticket seller because I am good at maths. Also I could be a person, who provides rock stars with everything what they need because I am a helpful person.
I would like to have free drinks and snack during the festival. Of course, I promise I would not let you down and do what you ask for.
If you can, please send me some more information about accomodation conditions and transport to the gig place.
I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Пример официального письма на английском языке №4 (по поводу объявления о приеме на работу)
Dear Sir or Madam,
I am writing with regard to your adventisement, which appeared on your website: ? Future graphics? on 20 July 2013. I would like to apply for the post of computer graphics artist.
I enclose my CV with the details of my previous work experience. As you can see in the document, I have been working as graphic designer for two years and have a diploma for ?The best worker?. I can use Photoscape, Gimp, but I can learn new programmes, too.
I am a very hard working person, thus working with me is effective. I am creative and have many good ideas. My level of proficiency in English is pre-intermediate.
I have worked with companies in England, China and India, I have no problems in communicating with people from these countries. Could you please send me more information on that post?
Thank you for considering my application.
I look forward to hearing from you,
Yours faithfully,
Пример официального письма на английском языке №5 (с вопросами по поводу объявления)
You want to attend a course in English and American Studies in and English speaking country and you see this section in a college prospectus:
SCHOLARSHIPS
Every year, two scholarships are offered to candidates from overseas who can show how our one-year course would help their career. Scholarships cover fees, accommodation and food, but not transport or personal spending money. Apply in writing, explaining why do you think you deserve a scholarship.
Write your letter. Do not include any postal adresses. Write your answer in 120-180 words in an appropriate style.?
Dear Sir/Madam,
I would like to apply for one of the scholarship programs I saw advertised in your prospectus. Presently, I am training to be a secondary school teacher of English and I am finishing my course at the end of June. However, I feel I still have a lot to learn about the language and culture of The English-speaking country.
The reason I am applying for a scholarship is that I cannot afford the cost of studying abroad. I have no income except for my student grant, so if I am fortunate enough to be given the scholarship, I would have to work part-time to save some personal spending money. My parents will borrow some money for my airfare if I am succesful.
I would appreciate being given the opportunity to study at your college and would be very grateful if you would consider my application.
Yours faithfully,
Пример официального письма на английском языке №6 (жалоба на приобретенный товар)
Dear Sir Or Madam
I am writing to complain about a denim vest that I bought from your online shop last month.
When I took it out of the box, I was very unhappy to find that in different colour. As if this were not enough, this denim vest was too small.
I had a similar situation last year when I bought a dress online. It was too big. I wrote an e-mail to this company about this problem and they sent me another dress in the right size.
You can replace this vest for the right one or if it will not be possible I want to get a full refund.
I am enclosing the receipt.
I look forward to hearing from you in the near future.
Даже для людей, уверенно знающих английский язык, затруднительно в первый раз писать формальные почтовые письма или email. Что уж говорить о начинающих, обладающих крайне узким словарным запасом. Сегодняшний материал поможет грамотно составить текст всем, кто желает завести с иностранцами деловую или менее формальную переписку. Мы разберем все тонкости о том, как начать письмо на английском: изучим стандартные клише, рассмотрим разницу в социальных статусах и обращениях, а также учтем все необходимые нормы пунктуации.
По правилам, структура письма на английском языке начинается с указания адресов получателя/отправителя и даты. Поэтому для начала разберем именно эти пункты.
Отправитель
Помимо конверта, адрес отправителя может располагаться в правом верхнем углу письма. Для передачи русских обозначений не пользуются переводом слов, так как писать адрес на английском следует транслитерацией. То есть, русские слова записывают латинскими буквами. Исключение делают только для названия страны и известных городов.
Также допускается полностью числовое обозначение даты в письме . Но, при этом важно помнить, что в Америке в таких записях первым идет указание на месяц.
- 07.10.2017 – 7 октября 2017 (английское восприятие)
- 07.10.2017 – 10 июля 2017 (американское восприятие)
Получатель
Адрес получателя письма пишут по левой стороне, непосредственно перед началом основного текста.
Если мы пишем письмо из России в Англию, то построение адресной записи происходит по следующему принципу:
- Имя и фамилия, или название учреждения;
- № дома, название улицы, № квартиры или офиса;
- Город и почтовый индекс;
- Указание страны.
Рассмотрим примеры того, как выглядит адрес в английском для личной переписки или деловой корреспонденции с учреждением.
| Jack Addington
7 Abby road, apt. 3 |
The British Museum,
Great Russell Street, London WC1B 3DG, |
В деловом письме конкретному человеку перед личными данными ставится соответствующее обращение: Mr, Ms и т.п.
Как начать письмо на английском – приветственные клише
| Вежливые обращения | ||
| № | Персональные обращения | Многочисленная аудитория |
| 1. | Если мы имеем представление о собеседнике, то можем обратиться к нему, используя обозначения статуса по-английски в комбинации с указанием фамилии.
Dear Mr *. Brown , … Уважаемый мистер Браун, … Dear Ms . Peterson **, … Уважаемая госпожа Петерсон, … Такой формат приемлем для делового письма на английском. |
Для приветствия нескольких лиц используется вежливая форма с существительными во множественном числе:
Dear partners, … Уважаемые партнеры, … Dear heads of departments, … Уважаемые начальники отделов, … Dear colleagues , … Уважаемые коллеги, … |
| 2. | Если личные данные адресата нам не известны, то можно употребить нейтральные:
Dear Sir, … Уважаемый сэр, … Dear Madam, … Уважаемая мадам, … Подобные конструкции используют при обращении к фирмам и компаниям: Dear Imperial Tobacco Group plc, … Уважаемая группа компаний Imperial Tobacco , … |
При обращении к широкой публике, начало письма может выглядеть следующим образом:
Dear Sirs and Madams , … Уважаемые дамы и господа, … Ladies and Gentlemen, … Леди и джентльмены,… |
| 3. | Если неизвестен пол лица, то следует воспользоваться составной комбинацией:
Dear Sir or Madam , … Уважаемый господин или госпожа… Если известны персональные данные, но не ясен пол адресата, рекомендуется воспользоваться вежливой формой, опустив сокращенное обращение: Dear K.L. Gridd, … Уважаемый(ая) К.Л. Гридд, … |
Если ваше деловое письмо на английском предназначено для массовой рассылки, то вы начнете текст с фразы:
To whom it may concern***: Всем, кого это касается: Канцелярский вариант перевода: По месту требования: На русском звучит не очень, но для делового английского это стандартная и часто встречающаяся фраза. |
| 4. | Вышеприведенные формы используются как приветствие в рамках официального общения. Для неформального круга близких друзей и приятелей чаще встречаются стандартные слова связки c именем:
Dear Lucy, … Дорогая Люси, … Hello John, … Здравствуй, Джон, …. Hi Pamela , … Привет, Памела, … |
Если письмо предназначено для двух лиц, то следует вежливо обратиться к ним обоим:
Dear Mr. Trust and Ms. Roberson, … Дорогие господин Траст и госпожа Роберсон… Если допустимо неформальное общение, то выражения могут быть более простыми: Dear Nick and Jessica , … Дорогие Ник и Джессика, … Hello Bob and Mary , … Привет Боб и Мэри, … |
*Важно отметить, что обращения всегда пишутся в сокращенной форме, недопустимо применение конструкций Mister , Mistress + фамилия и т.п.
** Для обращения к женщине также могут использоваться слова Mrs и Miss , подчеркивающие ее семейное положение: Mrs – замужняя, Miss – незамужняя . Однако, чаще используется нейтральное Ms.
*** Обратите внимание на пунктуационные знаки. Во всех обращениях это запятые, но в данной конструкции всегда используется двоеточие. Причем предложение не продолжается, а с новой строки автор начинает основной текст письма.
Итак, мы узнали множество способов, как начать письмо на английском для деловой переписки или личной. Рассмотрим комбинации, которые позволяют по-английски кратко выразить суть и вежливо завершить послание.
Причины письма и вежливое прощание
Про личные письма рассказывать не будем, так как в них могут рассказываться самые разные обстоятельства. А вот деловое письмо на английском языке имеет стандартные высказывания, которые можно использовать для разных ситуаций.
Люди деловой сферы ценят свое время, поэтому сразу после обращения необходимо раскрыть суть вашего письма. В зависимости от контекста, для выражения цели послания можно воспользоваться одной из приведенных ниже фраз.
| Пример | Перевод |
| We apologize for… | Мы приносим свои извинения за… |
| This letter is to confirm… | Это письмо – подтверждение того, что… |
| We are writing to you to offer… | Мы пишем вам, чтобы предложить… |
| This is to request you to grant… | Это просьба/запрос предоставить… |
| We’re writing to enquire about…. | Мы пишем с целью узнать о… |
| We would like to inform you that… | Мы хотели бы уведомить вас о том, что… |
| We’re writing in reference to…. | Мы пишем в отношении… |
| We’re writing in connection with…. | Мы пишем в связи с тем, что… |
После того, как вы выразили свое вежливое сообщение, необходимо также на достойной ноте завершить послание. Приведем несколько примеров, как пишется концовка письма по-английски.
И, конечно же, по правилам хорошего тона следует обязательно подписать свое послание. Заключительная подпись в английском письме может выглядеть следующим образом:
- Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику);
- Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату);
- Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание);
- Kind regards – С добрыми пожеланиями (менее формальный оттенок);
- Warmest regards – С наитеплейшими пожеланиями (неформальное общение).
На основе приведенных примеров, можно легко составить образец полного письма и достойно провести официальную переписку с бизнес партнерами или должностными лицами в учреждениях. Успехов в совершенствовании языка и налаживании деловых связей!
Видео
Просмотры: 1 114
Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились. Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит. Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.
Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.
Основные виды деловых писем, их цели
Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?
Enquiry letter
Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.
Complaint letter
В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.
Reply letter
Или по-другому называемое reply quotation . Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.
Application letter
Или statement letter . Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.
Acceptance letter
Данный вид делового письма – ответ на заявление с положительным ответом. В нем уведомляется, что соискатель принят на работу, учебу.
Refusal letter
Прямо противоположное предыдущему, то есть отказ отправителю заявления.
Thank you letter
Этот текст содержит благодарность за оказанные услуги, качественный товар, помощь в решении разных вопросов бизнеса.
Commercial letter
Или commercial offer . В нем обращаются в официальной форме к потенциальному партнеру по желаемому деловому сотрудничеству. В письме раскрываются преимущества этого сотрудничества, предлагаются конкретные его условия.
Сюда же можно отнести письмо в продолжение .
Congratulation letter
Основные принципы оформления
При оформлении делового письма, кроме четких правил, есть еще масса нюансов, которые надо обязательно учитывать. Графическое оформление и стиль письма, при несоблюдении этих тонкостей, могут оказать отрицательное влияние на исход общения и на дальнейшее деловое сотрудничество.
1. Последнее время отменено правило «красной строки» , то есть новый абзац теперь принято писать без отступа слева. Это касается как изложенных от руки текстов, так и напечатанных.
2. Письмо не должно выглядеть как сплошная «простыня». Сплошной текст, особенно если это касается деловой переписки, труден к визуальному восприятию и банально раздражает.
3. В деловых письмах недопустимы сокращения , принятые в речи или неофициальной переписке. Однако, для придания письму доброжелательного оттенка, можно удалить некоторые , если их отсутствие не отразится на понимании смысла.
Например:
Looking forward to your answer (С нетерпением жду вашего ответа) – отсутствие подлежащего (без утери смысла) разрешено.
4. Если тон письма с самого начала взят строго официальный, нельзя потом переходить на более свободный. И наоборот: когда в «шапке» (вступлении) текста был выбран немного раскованный стиль, не нужно потом ошарашивать получателя резким переходом на очень строгий тон.
5. Текст разбивается на абзацы по принципу «новая мысль – новый абзац», между ними обязательны строки-пробелы. Если объем письма большой и все не помещается на одной странице, категорически нельзя пытаться изложить все на одном листе и пробелы убирать. Текст с правильно соблюденными абзацами на двух (или более) страницах – правильный вариант; письмо без пробелов, но на одной странице – недопустимый.
6. Если в дружеском послании спокойно можно изложить несколько вопросов, поднять разные темы, то в официальном письме это делать нельзя. При наличии нескольких проблем следует выделить по важности главное, и именно этому посвятить один текст. Даже всего две темы не стоит объединять в одно письмо – лучше написать два отдельных.
7. Деловое письмо должно быть максимально кратким. Не нужно «растекаться мыслью по древу», в красках расписывая претензии или рассказывая о впечатлениях – только факты и по делу.
8. Даже если содержание текста негативное, тон его остается вежливым. Употребление сленга, эмоционально окрашенных идиом также недопустимо. Не рекомендуется употреблять в официальном письме : к примеру, вместо go on лучше написать continue .
Кроме всего выше перечисленного, крайне важна графическая структура письма, тут правила едины и обязательны к соблюдению.
Правильная структура
1. Обращение
Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear . Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».
При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.
Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.
Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:
Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;
Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.
Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams , когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.
Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs . Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss . Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms .
Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.
2. Предисловие
Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.
We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.
Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.
3. Главная часть. Основная мысль
Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с would/could/should .
Например:
Please send me the details of order №… (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №…) – не рекомендуется.
Would you be so kind to send me… (Не будете ли вы так добры прислать мне…) – гораздо лучший вариант.
При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:
We are very sorry – Наши огромные извинения;
Unfortunately – К сожалению;
We apologize for… – Приносим огромные извинения за…
4. Заключение
Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.
I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.
Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.
5. Фразы вежливости и подпись
Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:
Best regards – С наилучшими пожеланиями;
Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;
With respect and best regards – С уважением и наилучшими пожеланиями.
Важно : после фразы вежливости ставится запятая, после имени и фамилии с переходом к должности – нет. Сначала пишутся имя и фамилия, потом должность, никогда наоборот.
Например:
Kind regards,
Peter Makhon
Pit Boss.
С наилучшими пожеланиями,
Питер Махон
Менеджер смены.
Пример письма-жалобы
Ниже приведен пример делового письма-жалобы:
I am writing in order to inform you that today in the morning I received my package, and I have a complaintfor your shop.
When I came to our post office, I was very surprised that my package was damaged and taped. The postalworker gave me the official letter, that my package was received like that (I enclose the screen). I opened the package and found it empty. Where is my iPhone I bought in your shop? I suspect it was stolen. Would you be so kind to make the full refund to my credit card.
Unfortunately, I did not receive the goodsfrom you, but I am sure it is not your fault.
As soon as you refund my money, I will give you the best stars in the feedback.
Yours faithfully,
Mira Simonian.
Уважаемые господа!
Пишу с целью проинформировать вас, что сегодня утром я получила свою посылку, и у меня есть претензия к вашему магазину.Когда я пришла в почтовое отделение, я была крайне удивлена тем, что моя посылка повреждена и заклеена. Работник почтового офиса выдал мне официальное письмо, что посылка была доставлена в таком виде (скрин прилагаю).
Я открыла посылку и обнаружила, что она пуста. Где мой телефон, который я у вас купила? Подозреваю, его украли. Будьте так добры сделать полный возврат средств на мою кредитную карту. К сожалению, я не получила от вас товар, но уверена – это не ваша вина.
Как только вами будут возвращены деньги, я в отзыве поставлю максимально хорошие оценки.
С огромным уважением,
Мира Симонян.
Поздравляем! Теперь вы умеете писать деловые письма.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Расскажем о нюансах деловой переписки и типовых фразах, которые помогут сделать письмо вежливым и естественным.
https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712
Деловая переписка - основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.
При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.
Общий стиль делового письма
Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.
Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).
В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном - terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.
Сокращения также не допускаются - все словосочетания нужно использовать только полностью.
- Wouldn"t - would not
- I’m - I am
- I’d like to - I would like to
Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» - «surrender», вместо «put together» - «compose». Фразовые глаголы - это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.
Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит - в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.
Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.
Обращение в деловом письме
Приветствие - первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.
Dear Sir or Madam
Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.
Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)
Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:
- Mr - обращение к мужчине;
- Mrs - к замужней женщине;
- Ms - к женщине без обозначения семейного положения;
- Miss - к незамужней женщине.
Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.
В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.
Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:
Dear Dr. Black
Dear Prof. Black.
Dear John
Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.
Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки - это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.
Dear Valued Customer
Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.
Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.
Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное - оно работает лучше.
Пунктуация и орфография в обращении
В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.
В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:
Mr Black,
Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения - двоеточие.
Mr. Black:
Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.
Mr Black
Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.
Тело письма
Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:
- I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о...)
- In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос...)
- Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
- I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
- I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел...)
- Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)
Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.
Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.
Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.
Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.
Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо - один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.
Если главная мысль поместилась в один абзац - не пытайтесь расширить его без особой надобности.
В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.
Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:
- Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
- I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
- If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
- Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
- Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
- Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
- I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).
Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.
В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.
- Enclosed you will find… (К письму прилагается...)
- Attached to the letter is… (В приложении к письму есть...)
- Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении...)
Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.
Yours faithfully (искренне Ваш) - эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».
Yours sincerely (искренне Ваш) - используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.
В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:
Best wishes
Kind regards
Warmest regards
Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».
Осталось написать только свое полное имя - и письмо завершено.
Пример правильно составленного делового письма:
Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.
Бонусы для читателей
На экзамене предлагается отрывок из письма от вашего возможного друга по переписке. В письме содержится некая новость и несколько вопросов, где у вас спрашивают мнения, совета и т.п.
Требуется написать письмо-ответ, начиная с вашего краткого обратного адреса в верхнем правом углу, даты под адресом, приветствия и заканчивая прощальной фразой и именем.
Прежде всего, чтобы написать письмо, нужно знать правила орфографии и пунтуации английского языка и стараться им следовать – тому, кому вы адресовали письмо, будет приятно читать грамотно составленное письмо.
Одним из заданий по английскому языку как в ЕГЭ, так и в ОГЭ является написание личного письма в ответ на письмо “англоговорящего друга по переписке”. Оно входит в часть C, как и написание сочинения по английскому языку . При этом, если в ЕГЭ объем письма – 100-140 слов, то в ОГЭ установлен лимит в 100-120 слов, т.к. в ЕГЭ дается задание задать 3 вопроса, а в ОГЭ – просто ответить на письмо, хотя, в любом случае, если вы напишете вопросы, то это будет плюсом.
Написание письма на иностранном языке является несложным заданием, которое необходимо выполнить максимально быстро, чтобы оставить время на выполнение других заданий. Итак, рассмотрим единые правила написания личного письма. Чтобы было легче всё понять, посмотрите специально отобранное сайт видео:
В правом верхнем углу укажите адрес в следующем порядке (порядок обратный российскому):
- квартира
- номер дома, название улицы
- город
- страна
Допускается указывать адрес в кратком виде, например:
Moscow
Russia
Под адресом, пропустив строку
, необходимо написать дату письма:
June 4th, 2012
4 June 2012
или менее формально:
04/06/12
Письмо начинается с неофициального обращения. Если в задании имя вашего собеседника не указано, его следует придумать:
Dear Tim,
Dear Rebecca,
После обращения нужно поставить запятую!
Разделите текст письма на несколько логических абзацев, каждый из которых начните с красной строки.
1. В первом абзаце вам следует поблагодарить своего друга за его письмо:
Thanks (a lot) for your (last) letter.
Your last letter was a real surprise.
I was glad to get your letter.
It was great to hear from you! / It was great to hear that… / I was happy to hear…
Вы можете также извиниться за то, что не писали раньше:
Sorry I haven’t written for so long but …/ Sorry I haven’t been in touch for so long.
I’m sorry I haven’t answered earlier but I was really busy with my school.
и/или упомянуть какой-либо факт из полученного письма:
I’m glad you passed your History test!
Sounds like you had a great time in London!
Great news about your…!
2. Основная часть письма (2–3 абзаца). В ней вы должны раскрыть все аспекты, указанные в задании. Не забудьте задать необходимые вопросы.
Предполагается, что письмо должно быть написано в неформальном стиле, поэтому вы можете использовать неформальные слова-связки, такие как well , by the way , anyway , so , разговорные выражения типа Guess what? Или Wish me luck!, а также восклицательные знаки.
3. В последнем параграфе объясните, почему вы заканчиваете письмо:
Well, I’d better go now as I have to do my homework.
Anyway, I have to go now because my Mum asked me to help her with the washing up.
I’ve got to go now! It’s time for my favourite TV show.
и упомяните о дальнейших контактах:
Write (back) soon!
Take care and keep in touch!
Drop me a letter when you can.
Hope to hear from you soon.
I can’t wait to hear from you!
В конце письма на отдельной строке указывается завершающая фраза-клише, которая зависит от того, насколько близки автор и адресат. После нее всегда ставится запятая! Ниже приводятся возможные варианты от наименее формального (1) к более формальному (8):
- Love,
- Lots of love,
- All my love,
- All the best,
- Best wishes,
- With best wishes,
- Yours,
- Warm regards,
На следующей строке под завершающей фразой указывается имя автора (без фамилии!). Например:
Andy
или Kate
Таким образом, письмо к другу имеет следующий вид:
Адрес пишущего (указывается в правом верхнем углу)
Дата письма (под адресом)
Обращение,
В начале письма автор обычно а) благодарит адресата за ранее полученную корреспонденцию; б) извиняется, что не писал раньше.
Основная часть письма (2-3 абзаца). В ней должны быть раскрыты
все аспекты, указанные в задании.
Не забудьте задать все необходимые вопросы.
В конце письма автор обычно упоминает о причине окончания письма, а также о дальнейших контактах (используются фразы-клише).
Завершающая фраза,
Подпись автора (имя)
Шаблон для написания письма на английском языке
13 Ostozhenka street
I was so happy to get your letter! I can’t wait to meet you in July! I’m sorry I haven’t answered earlier but I was really busy with my school.
You asked me to tell you about… Well, …
By the way, …? …? …?
Unfortunately, I’d better go now as I’ve got loads of homework to do (as always). Take care and keep in touch!